休職の手続き方法や人事の対応を徹底解説！条件・注意点も要チェック！

病気やケガに限らず、仕事を休む理由はさまざまです。
また、ご自身の状況によっては長期的な休職が必要な場合もあります。
休職をする場合に、どのような手続きをしたらよいか迷うこともあるのではないでしょうか。
本記事では、休職とはどのようなものか、休職制度を利用する条件や注意点について解説します。
また、休職期間満了後はどのような対応をしたらよいのか解説していきます。

何らかの理由により働くことが難しい場合は、会社を休むことになります。
休む理由や期間によっては、休職扱いとなることもあるでしょう。
休職の定義や、欠勤との違いは何かを解説していきます。

休職とは、会社から業務が免除されている状態で、自己都合により仕事を休むことです。
休職中は仕事をしていませんが、企業との雇用契約は結ばれている状態です。
病気やケガだけでなく、ボランティアや留学、出向、訴訟などの理由で休む時も、休職制度が適用されることがあります。

休職は、法律で定められておらず、各企業において設けられている制度です。
そのため、企業のルールによって、適用条件や注意点などの対応が異なります。

休職と欠勤の違いは、企業から業務が免除されている状態で休むかどうかということです。
欠勤は従業員の自己都合により、出勤すべき日に出勤しないことです。
そのため、業務は免除されません。
会社から与えられた業務を遂行できないため、同僚へ依頼したり、他の日に残務をこなすなど調整が必要になります。

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休職制度とは企業の判断によりに設けられているもので、休職を適用する理由も企業により異なります。
多くの企業で導入されている主な休職制度は、「私傷病休職」「事故欠勤休職」「自己都合休職」「調整休職」です。
それぞれどのような理由で適用となるのか解説していきます。

私傷病休職とは、仕事以外の場面において従業員が病気やケガを負い、仕事をすることが難しくなった場合に適用される休職のことです。
病気やケガが原因のため、必要とされる療養期間を医師の診断書から判断し、期間を決定していきます。
けがや病気の原因が、業務によるものであれば、労災扱いとなることもあります。

事故欠勤休職とは、私傷病休職以外の自己都合を理由に会社を休むことです。
事故とは、刑事事件を起こし拘留・逮捕された場合などを指します。
休職期間は猶予期間とされるため、休職期間内に復帰することが難しければ、解雇・退職となることが多いです。

自己都合休職とは、ボランティア活動などへの参加が理由となる休職です。
災害時の復興支援活動や、社会福祉施設でのボランティア活動といった社会貢献や奉仕活動をする時に適用されます。

また、起訴されたことにより就労が出来ない場合に適用される「起訴休職」も、自己都合休職に含まれます。

 

調整休職とは、出向や労働組合業務など、他の制度との調整をするための休職です。
一時的に会社を離れるため、調整休職として扱われます。
雇用関係は継続している状態ですが、業務は行わないため、休職という扱いになります。

休職することになった場合、会社はどのような手続きをするのでしょうか。
企業によりルールが異なるため、ご自身の会社の手続き方法はしっかり確認しておきましょう。
休職の一般的な手続き方法を解説していきます。

休職する従業員に、休職願の提出を依頼します。
企業により、休職届や休職申請書などと呼ばれることもあります。
休職する従業員には、就業規則をしっかり確認してもらうよう伝えておきましょう。
休職願と併せて提出する書類があれば、そちらの説明や提出を依頼します。

病気やケガといった私傷病休職の場合は、医師の診断書の提出を依頼しましょう。
診断書に記載された症状や療養期間などは、休職期間や復帰の判断基準となります。
メンタルヘルスの不調による休職などは、回復の見通しが立てにくいため、医師による診断は大切です。

診断書の発行には費用がかかり、受け取りまで時間を要することがあります。
診断書の提出が必要なことをあらかじめ伝えておくと、スムーズに手続きが行えます。

傷病手当金は、私傷病休職をした時に会社の健康保険から支給されるため、必要書類などの対応を行います。
業務中の病気やケガの場合、労災保険が使用できますが、こちらも書類が必要です。
休職する従業員から必要書類の提出があったら、内容を確認し、企業側として必要な部分に記入・押印して給付金の手続きを進めましょう。

休職する従業員は、会社と雇用契約を結んだままの状態です。
そのため、社会保険料や住民税の支払い義務が発生します。
通常の場合、月々の給与から天引きされていることが多いですが、休職期間中は給与が支払われません。
その旨を、休職する従業員へ説明し、支払い方法を確認しておく必要があります。

休職中であっても、会社と従業員がコミュニケーションを取るために、連絡方法の確認をしておきましょう。
連絡方法については、休職前に従業員と相談しておくとよいです。
休職は、職場へ復帰することが条件の制度です。
そのため、病気やケガであれば、回復の程度や見込み、復帰のタイミングについて従業員から報告してもらう必要があります。
面談や電話、メールといった連絡方法や連絡頻度について、休職者へ確認しておきます。
しかし、職場との連絡が休職者の負担とならないよう配慮しましょう。

休職手当とは、病気やケガにより私傷病休職した際に支払われる手当のことです。
休職中は基本的に給与の支払いがないため、収入がなくなります。
生活や通院・治療にもお金はかかるため、ご自身が休職手当を受け取ることができるかどうかは重要です。
休職手当を受け取る条件は4つあり、全部の条件を満たすことで受け取ることができます。

休職手当は、病気やケガなどの理由で休職が必要な方に対して支払われる手当です。
自己申告では病気やケガの証明が難しいため、病院で医師の診察を受ける必要があります。
医師の診断書を参考に、病気やケガにより休職が必要な状態かどうかが判断されます。

傷病手当は、健康保険の被保険者に対して支払われる手当です。
そのため、社会保険に加入している必要があります。
自営業などで国民健康保険に加入している方は対象外です。

傷病手当を受け取っている従業員が、受給中に社会保険を脱退した場合は、以下の条件を満たすことで継続して手当金を受け取ることができます。

• 被保険者期間が退職日まで1年以上ある
• 資格喪失時に傷病手当を受給している・支給条件を満たしている

休職手当は、病気やケガなどを理由に、連続して休んだ4日目から支払われます。
そのため、連続して4日以上欠勤していることが条件になります。
休職手当の支給対象は、4日目からです。
その間に土日・祝日・有給休暇などが入った場合でも、4日目から支給開始になります。

しかし、連続4日以上欠勤していることが条件なため、病気やケガが理由で合計4日欠勤した場合は対象外となります。

休職中に会社から給料を受け取っていないことも条件の1つです。
欠勤した日の中で、有給休暇を取得した場合は給料が発生していることになります。
その時は、傷病手当を受け取ることができません。
傷病手当は生活保障を目的とした制度であるため、給料と同時に受け取れない仕組みになっています。

休職が決まり、手続きを行う時に注意すべき点はあるのでしょうか。
休職の手続きをする上での注意点は以下の2つです。

• 就業規則を確認する
• 業務の情報を休職期間中も共有する

就業規則はしっかりと確認しておきましょう。
休職制度は、会社が独自に設けている制度です。
そのため、休職中の条件や待遇などは就業規則を確認し、疑問点は解決しておきます。
給与や税金といった金銭面のことはトラブルになることを防ぐためにも、ご自身が十分理解しておく必要があります。

休職期間が満了した時には、元の職場に復帰することが予想されます。
そのため、休職期間中も業務の情報を共有しておくとよいでしょう。
業務の情報を共有しておくことで、職場への復帰がスムーズに行えます。
しかし、メンタルヘルスの不調により休職した場合は、業務についての情報共有が負担になる場合もあります。
負担やストレスを感じた時は職場へ相談し、情報共有の方法や頻度について話し合いましょう。

休職期間が満了した時は、休職者は復帰することが条件です。
しかし、病気やケガの回復が思わしくなければ、すぐに復帰することは難しいでしょう。
まずは休職者へ連絡をし、状況に合わせて対応しなければなりません。
休職期間満了後に、人事がどのように対応するのかを解説していきます。

休職期間が満了した後に復帰することが可能であれば、職場復帰支援を行います。
休職者自身の復帰の意思や、主治医の判断、会社側の意見を踏まえた上で、職場復帰の日程などを決定していきます。
休職者の回復の程度によっては、すぐに元の業務に就くことが難しい場合があるかもしれません。
業務内容や勤務時間の調整を行う必要があるのか検討し、業務配置などの対応をしていきます。

休職期間満了時に、復帰できる程度の回復ができていない場合には、休職期間の延長を検討します。
復帰が可能になるまでの期間や見通しを医師に判断してもらい、診断書の提出を依頼しましょう。
医師の診断書を参考に、休職者の意思や会社の意見を踏まえて休職期間の延長を判断していきます。
就業規則に定められた上限までは、休職期間の延長といった対応が認められる可能性があります。
 

休職者の病気やケガが回復せず、復帰の見込みがない場合には、退職手続きの検討をします。
この時、就業規則に沿った対応をし、不当解雇にならないようにしましょう。
医師が復帰可能と判断したにもかかわらず、会社の判断で離職されたケースで不当解雇となった判例もあります。
復帰が困難な場合は、休職者が納得した上で退職手続きの検討ができるようにサポートしましょう。

休職中は体調面や生活、復帰についてなど、さまざまな不安を感じることがあります。
家族や医師、会社の方など、信頼できる方に相談し、一人で抱え込まないようしましょう。
相談しにくい場合には、専門の機関に相談してみませんか。
休職中に相談・利用できる機関について解説していきます。

就労移行支援事業所（就労支援サービス）は、障がいのある方の社会参加をサポートする福祉サービス施設です。
休職中の方に対しては、これからの働き方についての相談窓口といった役割があります。
就労移行支援事業所は基本的に無職の方が対象となる機関ですが、休職から仕事復帰を目指す場合にも利用できることがあります。
休職中でもサービスが利用できるかどうかは、市区町村の障害福祉課や就労移行支援事業所に確認してみましょう。

精神保健福祉センターは、心の病気について幅広く相談することができ、自立や社会復帰のサポートをする機関です。
各都道府県や政令指定都市に設置されています。
医師や精神保健福祉士、臨床心理士などから、心の病気について専門的なアドバイスが受けられます。
仕事に関する悩み以外にも、生活のことや、ただ話を聞いてほしいだけでも気軽に相談してみましょう。
 

障がい者職業・生活支援センターは、障がいがある方が社会で自立し、安定した生活を送るためにサポートする機関です。
仕事に関する悩みだけでなく、生活面の不安や困りごとにも対応しています。
専門知識を持った支援員が、体調や生活状況、就労状況などをヒアリングし、専門機関と連携しながらサポートを行います。

休職する時の手続き方法や条件、人事の対応について解説しました。
病気やケガの療養をしたり、奉仕活動に参加したりするために休職制度が利用できる場合があります。
病気やケガが理由の場合は、傷病手当が受給できるなど、生活を保障する制度もあります。
休職の手続きをスムーズに行い、休職期間満了後は職場への復帰が果たせるようサポート機関を利用していきましょう。

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